Dataskyddsbeskivning

Finlands Skogsstiftelse sr:s dataskyddsbeskrivning

27.2.2020
Finlands Skogsstiftelse sr (nedan ”Skogsstiftelsen”) har åtagit sig att ansvara för sekretessen och dataskyd-det för de personuppgifter som den förfogar över. Denna dataskyddsbeskrivning tillämpas på personuppgifter, som vi samlar in till vårt personregister om privatpersoner i egenskap av sökande av bidrag, kontakt-personer i sammanslutningar som ansöker om bidrag, mottagare av Skogsstiftelsens nyhetsbrev samt Skogsstiftelsens förtroendevalda (nedan ”Register”). I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs de insamlade personuppgifterna och behandlingen av dem. Mer information om behandlingen av personuppgifter ges av vår kontaktperson Erno Järvinen [erno.jarvinen@metsasaatio.fi).

Vi kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning vid behov, till exempel till följd av ändringar i lagstiftningen. Vi strävar efter att använda rimliga metoder för att meddela dig om eventuella ändringar och effekterna av dem långt i förväg. Därför uppmanar vi dig att alltid granska denna dataskyddsbeskrivning när du har fått information om ändringar i den.

Personuppgiftsansva-rig
Finlands Skogsstiftelse sr
Salomonsgatan 17 A
00100 Helsingfors
FO-nummer: 1517191-0
Vems personuppgif-ter samlar vi in?
I Registret behandlar vi personuppgifter om följande personer:
• privatpersoner som ansöker om bidrag
• kontaktpersoner i sammanslutningar som ansöker om bidrag
• medlemmar och suppleanter i Skogsstiftelsens styrelse och förvaltningsråd
• Skogsstiftelsens revisorer och ställföreträdande revisorer
• mottagare av Skogsstiftelsens nyhetsbrev.

Vilka slags personuppgifter samlar vi in?
I Registret behandlar vi följande personuppgifter om de registrerade:
• för och efternamn
• personbeteckning (endast för privatpersoner som ansöker om bidrag eller i andra behandlingssituationer enligt krav i lagstiftningen)
• telefonnummer och adress
• e-postadress
• kontonummer
• sammanslutning som du representerar och din roll i sammanslutningen
• IP-adress.

Från vilka källor sam-las personuppgif-terna in?
Vi samlar in personuppgifter från den registrerade själv (t.ex. kontaktuppgifter i ansökan om bidrag eller andra uppgifter som personen har angett) eller allmänt tillgängliga offentliga register (t.ex. för evenemangsmarknadsföring). Dessutom överlåts personuppgifter från Skogsstiftelsens grundare och bakomliggande in-stanser för att kunna skicka Skogsstiftelsens nyhetsbrev.

Grund och ändamål för behandlingen av dina personuppgifter
För ansökan om bidrag är grunden för behandlingen av dina personuppgifter vårt berättigade intresse, som grundar sig på nedan angivna användningsändamål.

För privatpersoner och företagsrepresentanter som ansöker om bidrag är behand-lingen av personuppgifter nödvändig för att kunna ta emot och behandla ansök-ningarna samt rapportera i anslutning till de beviljade bidragen.

Privatpersonernas personbeteckningar behandlas endast på grund av den lagstad-gade skyldigheten. Skogsstiftelsen är med stöd av lagen skyldig att informera Skat-teförvaltningen och pensionsförsäkringsbolaget (t.ex. Lantbruksföretagarnas pens-ionsanstalt) om beviljande av bidrag.

För Skogsstiftelsens förtroendevalda är grunden för behandlingen av personupp-gifter skyldigheterna i stiftelselagen och berättigat intresse. Behandlingen av för-troendevaldas personuppgifter är berättigad för att bedriva stiftelsens verksamhet samt för att fullgöra skyldigheterna i stiftelselagen.
Grunden för behandlingen av de IP-adresser som Skogsstiftelsen samlar in är Skogsstiftelsens berättigade intresse, eftersom behandlingen av IP-adresser är nödvändig för att upprätthålla Skogsstiftelsens webbplats. IP-adresserna behand-las inte i någon annan uträckning än vad det tekniska genomförandet av webb-platsen förutsätter.

Behandlingen av personuppgifter som Skogsstiftelsens bakomliggande instanser och grundare överlåtit till Skogsstiftelsen för att kunna skicka Skogsstiftelsens ny-hetsbrev grundar sig på Skogstiftelsens berättigade intresse. Personuppgifter som överlåtits från Skogsstiftelsens bakomliggande instanser och grundare används en-bart för att skicka Skogsstiftelsens nyhetsbrev.

Personuppgifter som fås i samband med beställningen av nyhetsbrevet på Skogs-stiftelsens webbplats används med beställarens samtycke enbart för att skicka ny-hetsbrev.

Behandlingen av dina personuppgifter har inga andra konsekvenser för dig. Vi be-handlar inte dina personuppgifter ytterligare för andra ändamål än de som konsta-teras i denna beskrivning.

Regelmässig överlå-telse av personupp-gifter och överföring till tredje parter

Vi kan överföra dina personuppgifter till våra samarbetspartner och underleveran-törer som beskrivs nedan.
Skogsstiftelsens underleverantör för utbetalning av bidrag är redovisningsbyrån Balance-Team Oy (0981020-2), till vilken Skogsstiftelsen överför nödvändiga per-sonuppgifter för utbetalningen.

Skogsstiftelsens underleverantör för utskick av Skogsstiftelsens nyhetsbrev är Avenis Oy (1908926-0), till vilken Skogsstiftelsen överför nödvändiga personuppgifter för att kunna skicka Skogsstiftelsens nyhetsbrev. Dessa personuppgifter är för- och efternamn samt epostadress, som överlåtits från Skogsstiftelsens bakomliggande instanser och grundare.
Skogsstiftelsens underleverantör för bidragssystemet är Aspicore Oy (0673355-5).

Våra samarbetspartner och underleverantörer kan behandla dina personuppgifter endast för att sköta uppgifter för vår räkning eller i ärenden som rör bidraget. Vi säkerställer alltid att våra samarbetspartner och underleverantörer inte behandlar de överförda personuppgifterna för några andra ändamål eller överlåter dem till tredje part.

Vi kan även behöva dela dina personuppgifter med behöriga myndigheter i enlig-het med lagstiftningen om behandlingen av personuppgifter (t.ex. stiftelselagen eller annan lag gällande Skogsstiftelsen). Information om privata mottagare av bi-drag som överstiger 1 000 euro lämnas i enlighet med lagen till Skatteförvalt-ningen och pensionsförsäkringsbolaget (t.ex. Lantbruksföretagarnas pensionsan-stalt).

Överföring av uppgif-ter utanför EU eller EES
Vi överför inte dina personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Principerna för lag-ringen av personupp-gifter

Vi lagrar dina personuppgifter i Registret för de ansökningar av bidrag som lett till positiva beslut i 10 år från mottagandet av rapporten om hur bidraget använts.

Ansökningar som lett till negativa beslut lagras i Registret i 3 år från behandlingen av ansökan.
E-postadresser som överlåtits till Skogsstiftelsen för beställning och utskick av Skogsstiftelsens nyhetsbrev lagras i Registret i högst 2 år från mottagandet av e-postadressen, om inte Skogsstiftelsens bakomliggande instans, grundare eller den registrerade som överlåtit e-postadressen inte har krävt att e-postadressen rade-ras innan den ovan nämnda längsta lagringsperioden har gått ut. Skogsstiftelsen uppdaterar regelmässigt sin lista över e-postadresser till nyhetsbrevets mottagare för att säkerställa att personuppgifterna som överlåtits är korrekta och aktuella.

Observera att vi kan behöva lagra dina personuppgifter längre än ovan angivna förvaringstider, om tillämplig lagstiftning eller våra avtalsenliga skyldigheter mot tredje parter förutsätter en längre förvaringstid.
Den registrerades rättigheter gällande behandlingen av per-sonuppgifter

Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att när som helst:
• få information om behandlingen av dina personuppgifter,
• få tillgång till dina egna uppgifter och kontrollera dina personuppgifter som vi behandlar,
• kräva rättelse och komplettering av felaktiga personuppgifter,
• kräva att dina personuppgifter raderas,
• motsätta dig behandling av dina personuppgifter med anledning av en person-lig särskild situation till de delar grunden för behandlingen av dina personupp-gifter är vårt berättigade intresse,
• få dina personuppgifter i maskinläsbart format och överföra ifrågavarande uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig under förutsättning att du själv har lämnat personuppgifterna till oss, vi behandlar personuppgifterna enligt avtal och behandlingen sker automatiskt, och
• kräva begränsad behandling av dina personuppgifter.

Lämna in en begäran om att utnyttja en av rättigheterna ovan till oss enligt avsnit-tet "Kontakt" i denna dataskyddsbeskrivning. Vi kan be dig specificera din begäran skriftligen och bekräfta din identitet innan vi behandlar din begäran. Vi kan vägra att tillmötesgå din begäran på grundval av tillämplig lagstiftning.
Du har alltid rätt att lämna in ett klagomål till berörd tillsynsmyndighet eller till-synsmyndigheten i det EU-land där du har din bostad eller arbetsplats, om du an-ser att vi inte har behandlat dina personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslag-stiftning.

Principerna för skydd av registret
Vi respekterar din integritet. Fysiskt material förvaras i ett låst utrymme, dit end-ast utsedda personer har tillträde. Personuppgifter som behandlas digitalt skyddas och lagras i vårt informationssystem, dit endast personer som behöver uppgif-terna för att sköta sina arbetsuppgifter har begränsat tillträde. Dessa personer an-vänder personliga användarnamn och lösenord.

Information om ka-kor och motsvarande teknik
En "kaka" (cookie) är en liten textfil som webbläsaren sparar på din dator eller en annan enhet när du besöker en webbplats. Webbläsaren skickar information om ditt besök tillbaka till webbplatsen när du besöken den på nytt. Alla moderna webbplatser använder kakor för att erbjuda dig en mer personlig webbupplevelse.
Varje installeras separat på varje enhet och kakorna kan endast läsas med den ser-ver som har installerat kakan. Eftersom kakorna är kopplade till webbläsaren, och i princip inte kan delas mellan olika webbläsare eller enheter (om inte en webblä-sare, ett tillägg eller någon annan applikation separat möjliggör detta), tillämpas dina val gällande hanteringen av kakor i princip endast på den berörda enskilda webbläsaren. En kaka kan inte köra program och den kan inte heller användas för att skicka virus eller annan skadlig kod, alternativt skada din terminal eller dina fi-ler. Enskilda användare kan inte identifieras endast med hjälp av användningen av kakor eller motsvarande teknik.

Kontakt
Alla begäran som rör utnyttjandet av ovan angivna rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontakter ska skickas per e-post till vår kontakt-person Erno Järvinen (erno.jarvinen@metsasaatio.fi) som ansvarar för våra regis-terärenden.
Du kan även personligen kontakta vårt verksamhetsställe eller kontakta oss skrift-ligen på adressen:
Finlands Skogsstiftelse sr
Salomonsgatan 17 A
00100 Helsingfors