Tietosuojaseloste

Suomen Metsäsäätiö sr:n tietosuojaseloste

Laadittu 11.11.2019

Suomen Metsäsäätiö sr (jäljempänä ”Metsäsäätiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme henkilörekisteriimme apurahan hakijoina toimivista yksityishenkilöistä, apurahaa hakevien yhteisöjen yhteyshenkilöistä sekä Metsäsäätiön luottamushenkilöistä (jäljempänä ”Rekisteri”). Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Erno Järvinen (erno.jarvinen@metsasaatio.fi).

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.

Rekisterinpitäjä

Suomen Metsäsäätiö sr
Salomonkatu 17 A
00100 Helsinki
y-tunnus: 1517191-0

Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavien tahojen henkilötietoja:
• Apurahaa hakevat yksityishenkilöt;
• Apurahaa hakevien yhteisöjen yhteyshenkilöt;
• Metsäsäätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet sekä varajäsenet;
• Metsäsäätiön tilintarkastajien ja varatilintarkastajien henkilötiedot.

Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia rekisteröityjä koskevia henkilötietoja:
• Etu- ja Sukunimi;
• Henkilötunnus (ainoastaan apurahaa hakevan yksityishenkilön osalta tai muissa lain edellyttämissä käsittelytapauksissa);
• Puhelinnumero ja osoite;
• Sähköpostiosoite;
• Tilinumero;
• Edustamasi yhteisö ja asemasi yhteisössä;
• IP-osoite.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään (esim. apurahahakemuksessa olevat yhteystiedot tai muut henkilön antamat tiedot) tai yleisesti saatavilla olevista julkisista rekistereistä (esim. tapahtumamarkkinointia varten).

Henkilötietojesi käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Apurahahakemusten osalta henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

Apurahaa hakevien yksityishenkilöiden ja yritysten edustajien osalta henkilötietojen käsittely on välttämätöntä hakemusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja myönnettyihin apurahoihin liittyvän raportoinnin kannalta.

Yksityishenkilöiden henkilötunnuksia käsitellään lain velvoitteista johtuen. Metsäsäätiö on lain nojalla velvollinen välittämään Verohallinnolle ja eläkevakuutusyhtiölle (esim. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle) apurahan myöntämiseen liittyviä tietoja.

Metsäsäätiön luottamushenkilöiden osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on säätiölain velvoitteet ja oikeutettu etu. Luottamushenkilöiden henkilötietojen käsittely on oikeutettu säätiön toiminnan toteuttamista varten sekä säätiölain velvoitteiden täyttämiseksi.

Metsäsäätiön oikeutetun edun perusteella kerättäviä henkilötietoja ovat IP-tunnukset, joiden käsittely on välttämätöntä Metsäsäätiön kotisivujen ylläpitämistä varten. IP-tunnuksia ei käsitellä muussa laajuudessa kuin kotisivujen tekninen toteutus sitä edellyttää.

Metsäsäätiön uutiskirjeen lähettämistä varten Metsäsäätiön taustatahojen ja perustajien Metsäsäätiölle luovuttamien henkilötietojen käsittely perustuu Metsäsäätiön oikeutettuun etuun. Metsäsäätiön taustatahoilta ja perustajilta luovutuksena saatuja henkilötietoja käytetään yksinomaan Metsäsäätiön uutiskirjeen lähettämiseen.

Metsäsäätiön kotisivuilta tilattavan uutiskirjeen tilauksen yhteydessä saatuja henkilötietoja käytetään tilaajan suostumuksen perusteella ainoastaan uutiskirjeen lähettämiseen.

Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia. Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, jotka on kuvattu alla. 

Metsäsäätiön alihankkijana apurahojen maksatuksen osalta toimii tilitoimisto Balance-Team Oy (0981020-2), jolle Metsäsäätiö siirtää maksua varten tarvittavat henkilötiedot.

Metsäsäätiön alihankkijana Metsäsäätiön uutiskirjeen toimituksen osalta toimii Avenis Oy (1908926-0), jolle Metsäsäätiö siirtää Metsäsäätiön uutiskirjeen lähettämistä varten tarvittavat, Metsäsäätiön taustatahoilta ja perustajilta luovutuksena saadut henkilötiedot eli etu- ja sukunimen sekä sähköpostiosoitteen.

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavien tehtävien hoitamiseen tai ylläpitoon liittyvissä asioissa. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön (esim. säätiölain tai muun Metsäsäätiötä koskevan lain) mukaisesti. Tieto yli 1000 euron henkilökohtaisista apurahansaajista luovutetaan lain edellyttämällä tavalla Verohallinnolle ja eläkevakuutusyhtiölle (esim. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle).

Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä myönteisiin päätöksiin johtaneiden apurahahakemusten osalta 10 vuotta apurahan käytöstä saadun raportin vastaanottamisesta.

Kielteisiin päätöksiin johtaneet hakemukset säilytetään Rekisterissä 3 vuotta hakemuksen käsittelystä.

Metsäsäätiön uutiskirjeen tilausta ja toimitusta varten Metsäsäätiölle luovutettuja sähköpostiosoitteita säilytetään Rekisterissä enintään 2 vuotta sähköpostiosoitteen vastaanottamisesta, ellei sähköpostiosoitteen luovuttanut Metsäsäätiön taustataho, perustaja tai rekisteröity ole vaatinut sähköpostiosoitteen poistamista ennen sanotun enimmäissäilytysajan täyttymistä. Metsäsäätiö päivittää uutiskirjeen vastaanottajista koostuvaa sähköpostilistaansa säännönmukaisesti varmistaakseen luovutuksena saatujen henkilötietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden.

Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös edellä ilmoitettuja säilytysaikoja kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toi-selle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen ”Yhteydenotot”-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisteriasioistamme vastaavalle osoitteeseen yhteyshenkilömme Erno Järvinen (erno.jarvinen@metsasaatio.fi).

Voit myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteessämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Metsäsäätiö sr
Salomonkatu 17 A
00100 Helsinki