Tietosuojaseloste

Suomen Metsäsäätiö sr:n tietosuojaseloste

Laadittu 19.9.2019

Suomen Metsäsäätiö sr (jäljempänä ”Metsäsäätiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien hen-kilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme henkilörekisteriimme apurahan hakijoina toimivista yksityishenkilöistä, apurahaa hakevien yh-teisöjen yhteyshenkilöistä sekä Metsäsäätiön luottamushenkilöistä (jäljempänä ”Rekisteri”). Tässä tietosuo-jaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsitte-lystä antaa yhteyshenkilömme Erno Järvinen [erno.jarvinen@metsasaatio.fi).

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyt-tämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hy-vissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.

Rekisterinpitäjä

Suomen Metsäsäätiö sr
Salomonkatu 17 A
00100 Helsinki
y-tunnus: 1517191-0

Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavien tahojen henkilötietoja:
• Apurahaa hakevat yksityishenkilöt;
• Apurahaa hakevien yhteisöjen yhteyshenkilöt;
• Metsäsäätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet sekä varajäsenet;
• Metsäsäätiön tilintarkastajien ja varatilintarkastajien henkilötiedot.

Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia rekisteröityjä koskevia henkilötietoja:
• Etu- ja Sukunimi;
• Henkilötunnus (ainoastaan apurahaa hakevan yksityishenkilön osalta tai muissa lain edellyttämissä käsittelytapauksissa);
• Puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite;
• Tilinumero;
• Edustamasi yhteisö ja asemasi yhteisössä;
• IP-osoite.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään (esim. apurahahakemuksessa olevat yhteystiedot tai muut henkilön antamat tiedot) tai yleisesti saatavilla ole-vista julkisista rekistereistä (esim. tapahtumamarkkinointia varten).

Henkilötietojesi käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Apurahahakemusten osalta henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

Apurahaa hakevien yksityishenkilöiden ja yritysten edustajien osalta henkilötieto-jen käsittely on välttämätöntä hakemusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja myönnettyihin apurahoihin liittyvän raportoinnin kannalta.

Yksityishenkilöiden henkilötunnuksia käsitellään lain velvoitteista johtuen. Met-säsäätiö on lain nojalla velvollinen välittämään Verohallinnolle ja eläkevakuutusyh-tiölle (esim. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle) apurahan myöntämiseen liittyviä tietoja.

Metsäsäätiön luottamushenkilöiden osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on säätiölain velvoitteet ja oikeutettu etu. Luottamushenkilöiden henkilötietojen kä-sittely on oikeutettu säätiön toiminnan toteuttamista varten sekä säätiölain vel-voitteiden täyttämiseksi.

Metsäsäätiön oikeutetun edun perusteella kerättäviä henkilötietoja ovat IP-tun-nukset, joiden käsittely on välttämätöntä Metsäsäätiön kotisivujen ylläpitämistä varten. IP-tunnuksia ei käsitellä muussa laajuudessa kuin kotisivujen tekninen to-teutus sitä edellyttää.

Metsäsäätiön oikeutetun edun perusteella kerättäviä henkilötietoja käytetään Metsäsäätiön viestintäkanavissa tapahtuvaan viestintään sekä markkinointiimme ja kotisivujemme ylläpitoon. Suostumuksen perusteella kerättäviä henkilötietoja käytetään uutiskirjeen tilausta ja toimitusta koskevaan menettelyyn.

Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia. Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Pyynnöstäsi toimitamme sinulle listauksen alihankkijoistamme, joita käytämme henkilötietojesi käsittelyyn.
Metsäsäätiön alihankkijana apurahojen maksatuksen osalta toimii tilitoimisto Ba-lance-Team Oy (0981020-2), jolle Metsäsäätiö siirtää maksua varten tarvittavat henkilötiedot.
Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lu-kuumme suoritettavien tehtävien hoitamiseen tai ylläpitoon liittyvissä asioissa. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henki-lötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön (esim. säätiölain tai muun Metsäsäätiötä koskevan lain) mukaisesti. Tieto yli 1000 euron henkilökoh-taisista apurahansaajista luovutetaan lain edellyttämällä tavalla Verohallinnolle ja eläkevakuutusyhtiölle (esim. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle).

Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroo-pan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulko-puolelle.

Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä myönteisiin päätöksiin johtaneiden apu-rahahakemusten osalta 10 vuotta apurahan käytöstä saadun raportin vastaanotta-misesta.

Kielteisiin päätöksiin johtaneet hakemukset säilytetään Rekisterissä 3 vuotta hake-muksen käsittelystä.

Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös edellä ilmoi-tettuja säilytysaikoja kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysai-kaa.

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme hen-kilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentä-mistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oi-keutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toi-selle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilö-tiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen ”Yhteydenotot”-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää si-nua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovelletta-vassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työ-paikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltu-van tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säily-tetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti kä-siteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtä-viensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjä-tunnukset ja salasanat.

Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähet-tää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu se-laimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallin-noimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäi-seen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vas-taavien teknologioiden käytön kautta.

Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisteriasi-oistamme vastaavalle osoitteeseen yhteyshenkilömme Erno Järvinen [erno.jarvi-nen@metsasaatio.fi].

Voit myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteessämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Metsäsäätiö sr
Salomonkatu 17 A
00100 Helsinki